デキ女は残業なしが基本！仕事がデキる人の時間管理術

残業がどうしても減らないと悩んでいる人も多いでしょう。プライベートな時間も削られますし、恒常的な残業は体を疲れさせてしまうので、結果的に仕事自体が非効率である可能性があります。 しかしこの悩ましい残業は、時間管理を意識的に行うことで減らすことが可能なのです。「でも、どうやって？」と思う人は、自分の仕事の流れやくせを見直すことから始めてみましょう。

復数のことを同時進行しない！一点集中で効率を上げる

毎日の仕事、どのように進めていますか？世の中には色々な仕事がありますが、必ず起こることがあります。仕事中に上司から突然仕事を頼まれてしまったり、自分の仕事に集中しているときに限って別のところでトラブルが発生して対応をしなければいけなかったり、同僚から協力を頼まれてしまったりという経験があるのではないでしょうか？

A.W.A | Alice With Alexさん(@alicewithalex)が投稿した写真 – 2016 3月 2 1:20午前 PST

結局、勤務時間後の誰からも邪魔されない時間帯に、残りの自分の仕事をする、という人も少なくないでしょう。このような状態が恒常化していれば、残業を減らすどころか、増えるばかりです。 何とか勤務時間内に仕事を終わらせようという意識のある人でも、急ぐあまり自分の仕事と突発的に入ってきた複数の仕事を同時進行してしまい、結局どの仕事も中途半端に終わってしまったということにもなりかねません。 同時進行するよりも、一つひとつ仕事を終わらせていったほうがメリハリはつきますし、結果的には集中することができて、業務効率が上がります。このような傾向があるなと思う人は、試しに仕事を同時進行することをやめてみてはいかがでしょうか。

制限時間を設けるくせをつける

残業をしないで予定していた仕事を終わらせる、それができたら嬉しいですよね。仕事ができる人になるためには時間管理を徹底しましょう。最初は慣れなくて大変だと感じますが、自分の気付かなかった癖を自覚できるようになってくると時間管理のコツがつかめてきます。 時間管理の具体的な方法は、一つひとつの仕事に制限時間を設けることです。あまり真剣に考えすぎてしまうと、かえってプレッシャーに感じるという人もいますので、気楽に構えて取り組みましょう。得意な仕事は手際よく終わることが多いので、制限時間は短めに設定し、苦手な仕事の後にすると良いでしょう。

 

おひさまようこ 10年プロジェクトさん(@ohisamayoko_project)が投稿した写真 – 2016 4月 18 3:07午後 PDT

苦手な仕事をしなければいけないときは、その仕事のゴールに余裕を持たせて制限時間を設定するのも一つの方法です。次に自分がどの時間帯に比較的集中できるのか考えてみましょう。

午前中という人もいますし、午後3時以降という人もいるでしょう。自分の癖を見直してみて、頭が冴えている時間帯に苦手な仕事をすると良いでしょう。1日の制限時間の設定は定時にすることも忘れずに。

常にやることの優先度を決める

職場に出勤して仕事にとりかかる準備ができたら、意識的に考えてみると良いことがあります。それは、仕事の優先順位は何かということです。朝の5分で1日のやるべき仕事のスケジュールを決めておくと、慣れてくるにつれて気付いたら就業時間内にやるべきことが終わっているはずです。

お勧めの方法としては、電子スケジュール表を活用してみることです。会社のパソコンで管理すると比較的やりやすいです。優先順位をつけることが慣れてきたら、必要はなくなりますが、最初は強制的に今日必ずやることのリストをスケジュールに記録しましょう。

電子スケジュール表は、次の仕事の時間がきたらお知らせしてくれる機能もありますので利用すると便利です。パソコンがない環境の人は、手書きのメモでも大丈夫です。箇条書きにして机の上に置いておき、仕事中にそのメモを見る癖をつけるようにしましょう。優先すべき仕事が終わったら、消していくと気持ちもすっきりします。

残業ナシで毎日を充実させよう

いかがでしょうか？自分のやること、やらなければならないことをしっかりとまとめ、限られた時間の中でいかにパフォーマンスを上げられるかどうかで残業の長さも変わってくるかもしれません。

心身ともに健康で仕事に打ち込むためにも、ぜひ試してみてくださいね。